Le Festival des traditions du monde (FTMS) peut compter sur une équipe de logistique du tonnerre. Mais pour bien comprendre l’importance d’une bonne logistique, il faut d’abord savoir ce que ça veut dire! Selon Le Petit Robert 2011, la logistique est : « l’ensemble des moyens et de méthodes concernant l’organisation d’un service ou d’une entreprise. » Mais ce qui est vraiment important, c’est d’assurer le bon déroulement de l’événement avant, pendant et après. Quand on y pense, c’est beaucoup de travail!
Selon Andrée-Anne Coté, responsable de la logistique pour le FTMS, le concept n’est pas encore bien compris du public. Elle résume que la première étape de son travail consiste à la création de l’événement (rassembler les idées, les nouveautés, les changements à faire pour la nouvelle année). Andrée-Anne travaille avec des plans à l’échelle du site du parc Quintal : « C’est impressionnant de voir la disposition du Festival selon le point de vue d’un oiseau. On est habitué de le visiter à pied et d’essayer de trouver tous les recoins! »
Avec ses plans, elle peut déplacer les kiosques de place pour ensuite maximiser l’espace afin d’introduire de nouvelles structures. La deuxième étape est la planification (Où vont aller les kiosques? Comment peut-on améliorer leur disposition? Quel matériel va-t-on utiliser? etc.) La responsable consacre de 9 à 10 mois de travail pour organiser de A à Z tout ce qui concerne la logistique!
La troisième étape est la coordination de l’événement. C’est là où tout se joue! Andrée-Anne doit veiller au bon fonctionnement de la disposition des kiosques et des scènes. Elle est la personne-ressource sur le terrain durant la semaine du festival. En même temps, elle voit ce qui peut rester pour l’année suivante ou ce qui devra être amélioré.
Pour aider à la tâche, la responsable de la logistique peut compter sur une équipe prête à porter main forte. Dès le mois de juin, une équipe de 12 personnes à temps plein préparent les kiosques (fabrication et peinture). Des bénévoles et des organismes aident au montage du Festival et à la décoration du site. Pour vous donner une idée de toute la planification, l’assemblage des kiosques, la décoration du Festival et plusieurs autres tâches se font trois semaines avant la date d’ouverture. Une fois les festivités terminées, seulement de 7 à 10 jours sont nécessaires pour démonter l’ensemble des installations. Andrée-Anne soutient que les bénévoles sont une des raisons qui explique pourquoi le Festival se déroule sans erreur. Elle peut compter sur des gens passionnés, travaillants, soucieux du détail et désireux de donner de leur temps pour rendre l’expérience du FTM plus excitante et fascinante aux personnes présentes. Ces personnes ont beaucoup d’initiative et elles savent comment optimiser l’espace pour rendre le FTMS des plus accueillants.
Alors, lorsque vos pieds fouleront le sol du Festival et que vos yeux s’émerveilleront par le site, souvenez-vous qu’il y a toute une équipe derrière cette planification qui a travaillé très fort pour assurer une autre édition mémorable!
